POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

Introduction
En notre qualité de société de services, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client de la société, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).
Nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le siège principal est sis rue Allal Ben Abdellah, Résidence Yasmine, n°23 Tanger, Maroc,  immatriculée  au greffe  du tribunal  de commerce  de  Tanger sous  le N°  54147.

Le bureau de représentation commercial se trouve à Rue Dieudonné Lefèvre 4, 1020 Bruxelles, Belgique.

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez-vous adresser à Néoshore , par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique (contact@neoshore.be).

Le cas échéant : mentionner les coordonnées du DPO (délégué à la protection des données) ou du collaborateur en charge de la protection des données.

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

La société traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre société est tenue de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.

2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre société est tenue de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.
Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

A. Les obligations incombant à la société vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.
Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires.

B. Exécution du présent contrat relatif à des services. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.
À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d’informaticien.

3. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, notre société est autorisée à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national…
Lister mais limiter à ce qui est réellement nécessaire à l’objectif visé.
La société traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournis.
La société traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs, ou encore actionnaires.
Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).
Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2.
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.

Si elles le sont, une clause doit être ajoutée – cf. art. 45 RGPD

Le cas échéant : mentionner la prise de décision automatisée / le profilage et la raison.

4. Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, la société ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

La société fait appel à des tiers prestataires de services :
– la société utilise des logiciels électroniques et son portail ;
– la société fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques ;

La société peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.

La société peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens de la société, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.

5. Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, la société a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels la société fait appel.

6. Durée de conservation

6.1. Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 septembre 2017 (cf. point 2A)
Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients.
Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

6.2. Autres données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.

6.3. Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

7. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

7.1. Données à caractère personnel que nous devons conserver en application de la loi du 18 septembre 2017

Sont ici concernées les données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.
En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :
« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.
Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi.
La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.
Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »
Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à la CVP ou à l’Autorité de protection des données ((cf. point 8).

7.2. Toutes autres données à caractère personnel

Pour l’application de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec : Fouad Ben Larbi

8. autres

Commentaires

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